Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.1 Definiowanie projektu

Definiowanie projektu opisuje sposób, w jaki wymagania, życzenia i determinacja jednej lub więcej organizacji są przez jednostkę interpretowane i ocenione, a następnie przełożone na wstępny, o wysokim stopniu ogólności, plan („szkic”) projektu zapewniający najwyższe prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu. Z analizy zewnętrznego kontekstu szkicujemy plan wstępny ogólnej „architektury” mówiący, jak projekt należy ustanowić, rozwinąć i zarządzać.  Dotyczy to zasobów, funduszy, celów interesariuszy, spodziewanych korzyści i zmian organizacyjnych, zagrożeń i szans, nadzoru zarządczego, produktu końcowego, priorytetowych i najpilniejszych spraw.  Ponieważ wszystkie czynniki zewnętrzne i kryteria sukcesu (i/lub ich postrzegane znaczenie) często zmieniają się w czasie, ten wstępny plan projektu należy w fazie definiowania okresowo przeglądać w celu utrzymania jego aktualności.

Zamiar

Zamiarem tego elementu kompetencji jest umożliwienie jednostce skutecznej integracji wszystkich aspektów kontekstowych i społecznych oraz wypracowania na tej podstawie najkorzystniejszego podejścia do projektu, które zapewni zgodę na realizację i sukces.

Opis

Definiowanie projektu kieruje się na stworzenie, wdrożenie oraz utrzymywanie takiego podejścia, które będzie najlepiej służyć celom organizacyjnym. Bierze przy tym pod uwagę wszystkie formalne i nieformalne czynniki, które sprzyjają lub przeszkadzają w osiąganiu korporacyjnych celów oraz w osiągnięciu sukcesu lub porażki projektu.  Definiowanie projektu uwzględnia intencje, nadzór zarządczy, struktury i procesy, odpowiednie standardy i regulacje, aspekty kulturowe oraz indywidualne i grupowe interesy jednej lub więcej organizacji oraz szerszej społeczności. Przy wyborze rodzaju podejścia ważną rolę odgrywa również wiedza nabyta z innych projektów realizowanych przez organizację, branżę lub z  zewnątrz, a także specyficzne cechy planowanego projektu.

Definiowanie projektu obejmuje szeroki zakres spraw takich, jak: podejmowanie decyzji, dostępność zasobów, raportowanie, przestrzeganie norm, standardów, zgodność z  regulacjami i normami kulturowymi oraz uznawanymi wartościami (wewnątrz organizacji oraz w szerszej społeczności). Należy wziąć pod uwagę również takie aspekty, jak postrzegane korzyści, motywacja, komunikacja w zespole i z interesariuszami itp.  Ważnym wymaganiem jest wyraźne i jednoznaczne definiowanie tych zagadnień, czynników i  kryteriów od zainicjowania i podczas realizacji projektu.  Wszystkie te działania prowadzą do uzgodnienia i powstania całościowego, zaawansowanego o wysokim stopniu ogólności planu („szkicu”) projektu, który po zatwierdzeniu karty projektu przełoży się następnie na plany szczegółowe umożliwiające skuteczną realizację projektu.

 W metodologii zwinnej, architektura odzwierciedla miarowość,  zrównoważenie oraz zaangażowanie  i stanowi wytyczne dla zadań oraz ich miejsca w projekcie.

Wybór podejścia oraz ogólny plan działań musi być wykonany i uzgodniony przed  przejściem do szczegółowego planowania, organizacji i realizacji projektu.  Ponadto, w trakcie cyklu życia projektu wybrane podejście powinno być regularnie poddawane krytycznej ocenie, ponieważ okoliczności zmieniają się zarówno wewnątrz projektu, jak i w szerszym kontekście.

Wiedza

  • Fundamentalne czynniki sukcesu;
  • Kryteria sukcesu;
  • Wiedza nabyta i doświadczenie;
  • Oceny porównawcze (benchmarking);
  • Złożoność;
  • Sukces projektu, programu i portfela;
  • Sukces zarządzania projektem, programem i portfelem;
  • Narzędzia zarządzania projektem, programem i portfelem;
  • Style przywództwa;
  • Strategia;
  • Potrójne ograniczenie (żelazny trójkąt);
  • Zarządzanie wydajnością;
  • Organizacyjne zasady i metodologie konstruowania projektu;
  • Specjalne metodologie związane z obszarem biznesowym i kontekstem;
  • Modele organizacyjne, np. Teoria Uwarunkowań Sytuacyjnych (ang. Contingency Theory);
  • Teoria zmiany.

Umiejętności

  • Świadomość kontekstu;
  • Myślenie systemowe;
  • Ukierunkowanie na wyniki;
  • Usprawnienia dzięki wiedzy nabytej z  poprzednich projektów;
  • Dekompozycja struktury;
  • Analiza i synteza.

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Perspektywa;
  • Ludzie 5: Przywództwo;
  • Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9: Negocjacje;
  • Ludzie 10: Orientacja na wyniki.

Kluczowe wskaźniki kompetencji