Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.5 Organizacja projektu i komunikacja

Kompetencja „Organizacja projektu i komunikacja” obejmuje definicję, wdrożenie i zarządzanie tymczasową organizacją projektu. Definiuje również wymagane role i obowiązki oraz skuteczną wymianę informacji w tymczasowej organizacji. Ten element kompetencji oznacza też umiejętność tworzenia i archiwizowania dokumentacji, tworzenia struktur raportowania oraz planowania komunikacji projektu.

Zamiar

Zamiarem niniejszego elementu kompetencji jest umożliwienie jednostce  stworzenia wysoce wydajnej tymczasowej organizacji, uwzględniając relacje ze strukturą stałej organizacji i procesami komunikacyjnymi.

Opis

Niniejszy element kompetencji opisuje sposób organizacji projektu. W skład elementu Organizacja projektu i komunikacja wchodzą zarówno ludzkie zasoby jak i związane z nimi procesy komunikacyjne. Organizacja również obejmuje role pełnione w projekcie, odpowiedzialności i uprawnienia różnych poziomów. W strukturze zespołu zarządzania projektem wyróżniamy: poziom sponsora projektu, poziom zarządzania projektem (kierownik projektu) oraz poziom zarządzania wytwarzaniem produktów (liderzy zespołów). Organizacja projektu opisuje sformalizowane przepływy informacji między nimi tak, aby każdy z poziomów mógł podejmować przypisane obowiązki oraz podstawowe decyzje na podstawie wartościowych informacji. Zazwyczaj poziom sponsora projektu odpowiada za zdefiniowanie celu i zakresu projektu a poziom zarządzania projektem odpowiada za stworzenie wysokiej jakości produktów i wyników.

Aby każdy z poziomów był w stanie podejmować jak najbardziej korzystne, trafne decyzje, każdy z nich powinien pracować w oparciu o właściwe, dostarczane na czas, rzetelne informacje wysokiej jakości.

Osoba jest odpowiedzialna za jakość informacji, ich terminowość oraz przepływ. Informacje wewnętrzne, dokumentacja i komunikacja są ściśle powiązane z zarządzaniem organizacją i obejmuje  potrzeby informacyjne, budowanie infrastruktury dla wymaganych procesów i informacji, wreszcie monitorowanie wewnętrznych i zewnętrznych przepływów informacji.

Wiedza

  • Modele organizacyjne;
  • WBS jako podstawa organizacji projektu;
  • Systemy zarządzania dokumentami;
  • Systemy informacyjne i dokumentacyjne;
  • Plan informacji;
  • Regulacje i wymagania organizacji;
  • Bezpieczeństwo informacyjne;
  • Sposoby organizacji nadzoru zarządczego nad projektami i programami.

Umiejętności

  • Angażowanie/przekonywanie innych;
  • Zarządzanie zasobami w organizacji;
  • Przydział - delegowanie zadań;
  • Przekazywanie interfejsów innym częściom organizacji;
  • Obsługa oprogramowania wspierającego projekt w biurze;
  • Techniki przygotowywania oficjalnych dokumentów;
  • Planowanie zarządzania informacją;

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Perspektywa 2: Nadzór zarządczy, struktury i procesy;
  • Perspektywa 3: Zgodność, normy i przepisy;
  • Ludzie 3: Komunikacja interpersonalna;
  • Ludzie 5: Przywództwo;
  • Ludzie 6: Praca zespołowa;
  • Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9: Negocjacje.

Kluczowe wskaźniki kompetencji