Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.7 Finanse

Pojęcie finansów obejmuje wszystkie czynności potrzebne do oszacowania, zaplanowania, otrzymania, wydawania oraz kontrolowania środków finansowych wpływających i wypływających  projektu. A zatem finanse obejmują również zarządzanie kosztami (środki wypływające często powiązane z budżetem) oraz finansowanie zewnętrzne (spoza organizacji, ang. financing) oraz/lub finansowanie wewnętrzne (wewnątrz organizacji, ang. funding), które są konieczne dla skutecznego zarządzania projektem.

Zamiar

Ten element kompetencji sprawia, że jednostka jest w stanie zapewnić projektowi w każdym momencie wystarczający poziom zasobów finansowych i jest możliwa realizacja jego celów finansowych oraz że stan finansów jest monitorowany, dokumentowany i należycie wykorzystywany do odpowiedniego zarządzania zasobami finansowymi.

Opis

Na początku jednostka musi oszacować te koszty które są konieczne do realizacji projektu, czyli musi zdefiniować jego budżet. Musi również podjąć działania związane ze sposobem finansowania projektu. A zatem potrzebna jest wiedza o planowanych (lub prognozowanych) i o rzeczywistych kosztach projektu i jak przekładają się na postęp prac oraz osiągane cele.

Ponadto w organizacji zajmującej się projektem należy ustanowić systemy zarządzania kosztami. Mają one na celu monitorowanie stanu finansów i dostarczać prognoz dotyczących finansowania oraz wydajności, dzięki czemu osoba może podejmować odpowiednie decyzje.

Jednostka musi wiedzieć jakie finansowanie wewnętrzne jest zakontraktowane a jakie jest oczekiwane. Dzięki temu osoba ta może wykorzystać kluczowe wskaźniki wydajności (ang. KPI) i na tej podstawie dokonać prognoz przyszłej wydajności prac nad projektem, a w razie sygnalizacji przekroczenia tolerancji dla kosztu projektu osoba powinna o tym poinformować zgodnie ze strukturą organizacji i zarządu projektu i zasugerować odpowiednie plany ograniczenia wspomnianego ryzyka. Termin „finansowanie wewnętrzne” (ang. funding) stosuje się, kiedy organizacja finansuje projekt wewnętrznie, natomiast termin „finansowanie zewnętrzne” (ang. financing) stosuje się, kiedy organizacja pozyskuje środki finansowe na projekt ze źródeł zewnętrznych (np. w formie pożyczki, przedsięwzięć joint venture, itp.).

W przypadku każdego projektu odpowiednie zarządzanie przepływami pieniężnymi (tzw. cash-flow)  w zakresie wydatków i wpływów / przypływów ma fundamentalne znaczenie. Przypływy i wypływy pieniężne należy regularnie obliczać i oceniać, tak aby można było w porę podejmować działania zapewniające wystarczający poziom środków finansowych. System zarządzania finansami należy budować we współpracy z działem finansów i innymi odpowiednimi w tym przypadku działami/jednostkami stałej organizacji.

Wiedza

  • Podstawy rachunkowości finansowej (sprawozdania finansowe, przepływ gotówki- cash-flow, plan kont, struktura kosztów);
  • Metody szacowania kosztów (np. szacunki dokonywane przez jednego lub wielu ekspertów (metoda delficka), dane historyczne, analogie, modele nakładów, modele analityczne (metoda punktów funkcyjnych), szacowanie trzypunktowe);
  • Techniki obliczania kosztów (np. obliczenia bezpośrednie, niebezpośrednie, rachunek kosztów działań, itp.);
  • Optymalizacja kosztów projektowania(ang. DTC design-to-cost)/rachunek kosztów docelowych;
  • Procesy i nadzór w zarządzaniu kosztami;
  • Sposoby monitorowania i kontrolowania wydatków;
  • Wskaźniki Metody Wartości Wypracowanej (AC, PV, EV, CV, CPI);
  • Standardy raportowania;
  • Metody prognozowania(aproksymacja liniowa, parametryczne, analiza prędkości (ang. velocity analysis));
  • Możliwości finansowania zewnętrznego;
  • Źródła finansowania wewnętrznego;
  • Terminy i pojęcia związane z zarządzaniem finansami, takie jak (ale nie ograniczające się do niego) wskaźniki opłacalności (NPV, IRR), metoda CBA, analiza kosztów i korzyści, przepływ pieniężny, stosunek długu do aktywów, zwrot z inwestycji, stopa zwrotu;
  • Podejście zakładające, że nie istnieje jedno dobre rozwiązanie (ang. Contingency Approach);
  • Istotne konwencje, umowy, prawo i regulacje, w tym (ale nie ograniczające się do) opodatkowanie, wymiana walut, bilateralne lub regionalne umowy handlowe, międzynarodowe reguły handlu (incoterms), orzeczenia Światowej Organizacji Handlu.

Umiejętności

  • Przekonywanie/negocjacje ze sponsorami;
  • Techniki scenariuszy;
  • Interpretacja i komunikowanie kosztów rzeczywistych projektu;
  • Rozwój prognoz i modeli finansowych;
  • Umiejętność redagowania pism/dokumentów;
  • Umiejętność prezentacji;
  • Czytanie i rozumienie sprawozdań finansowych;
  • Interpretacja danych finansowych i rozpoznawanie trendów;
  • Analiza podejścia do zarządzania finansami;
  • Tworzenie budżetu projektu;
  • Wytyczenie ram dla tworzenia kosztorysu nakładów rzeczowych;
  • Ukierunkowywanie i zatwierdzanie strategii kosztowych oraz planów zarządzania kosztami;
  • Rozwój i utrzymanie systemów zarządzania kosztami;
  • Analiza, ocena możliwości i wdrażanie reakcji na zmiany w kosztach projektu.

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Perspektywa 2: Nadzór, struktury i procesy;
  • Perspektywa 3: Zgodność, normy i przepisy;
  • Ludzie 5: Przywództwo;
  • Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9: Negocjacje;
  • Ludzie 10: Orientacja na wyniki.

Kluczowe wskaźniki kompetencji