Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.7 Finanse

4.5.7.5 Monitorowanie finansów projektu w celu zidentyfikowania i korekty odchyleń od planu projektu

Celem kontroli finansów jest zlokalizowanie odchyleń od planu bazowego oraz umożliwienie odpowiednio szybkiej reakcji. Osoba monitoruje planowane i rzeczywiste koszty, zobowiązania i spodziewane koszty projektu oraz przepływów pieniężnych. Po analizie odchyleń i ich możliwych przyczyn przeprowadza się odpowiednie działania. Planowane koszty uzyskuje się z ostatniej wersji planu projektu (ostatni zatwierdzony budżet zaktualizowany zatwierdzonymi zmianami, BAC). Koszty rzeczywiste ustala się na podstawie danych rzeczywistych śledzonych przez zespół projektowy. Jednak najbardziej wiarygodne dane finansowe pochodzą często z działu księgowości organizacji. Sprawozdania te uwzględniają wydatki na wszystkie zaplanowane elementy kosztowe, takie jak koszty pracy, podróży lub rachunki i wszelkie inne zobowiązania wynikające z umowy na zamówienia i nie ujęte w kalkulacji kosztowej (np. transport materiałów, konsultacje, itp.). Te zobowiązania są często uwzględniane przez proces kontroli kosztów. Zobowiązania to wydatki przeznaczone na zakupione, ale jeszcze nieopłacone zamówienia. Porównywanie kosztów rzeczywistych z kosztami planowanymi dostarcza ważnych informacji szczególnie w przypadku, gdy koszty są związane z rzeczywistym stanem wykonania projektu. Osoba dzięki wskaźnikom wydajności finansowej może monitorować zależności między kosztem planowanym, kosztem rzeczywistym, rzeczywistą realizacją projektu oraz prognozami dotyczącymi przyszłych postępów w pracy nad projektem (np. wskaźniki wartości wypracowanej   SPI, CPI, itp.). A zatem jednostka analizuje aktualną wydajność prac nad projektem poprzez kontrolę środków finansowych i zarządza przypadkami nadmiernego albo niedostatecznego finansowania. Ponadto wykorzystuje wskaźniki wydajności, aby przewidywać szacowany koszt końcowy (EAC) i odchylenie budżetu (VAC). Jeżeli przewidywane jest przekroczenie dopuszczalnej tolerancji dla kosztów, należy fakt ten zgłosić zgodnie z hierarchią organizacji oraz nadzoru i zasugerować plan zmniejszenia ryzyka.

Mierniki

  • Ustala i ocenia sprawozdania kosztowe;
  • Analizuje i interpretuje sytuację finansową;
  • Wykorzystuje wskaźniki wydajności finansowej do monitorowania i kontrolowania projektu;
  • Opracowuje prognozy wydajności na podstawie wskaźników finansowych;
  • Informuje o możliwości przekroczenia progów kosztowych i sugeruje plany ograniczające ryzyko zgodnie z hierarchią organizacji i nadzoruje w przypadku przekroczeń, dla których rezerwy zaplanowane w budżecie programu mogą okazać się niewystarczające.