Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.8 Zasoby

Element kompetencji „zasoby” obejmuje zdefiniowanie, pozyskanie, kontrolę i rozwój zasobów niezbędnych do osiągnięcia rezultatów projektu. Zasobami mogą być ludzie, wiedza i doświadczenie, zaplecze, sprzęt, materiały, infrastruktura, narzędzia i inne dobra konieczne do wykonania zadań umożliwiających osiągnięcie wytyczonych celów. W ramach tego elementu kompetencji definiuje się sposób pozyskania i wykorzystania zasobów dla uzyskania jak najlepszej efektywności projektu, optymalizacji użycia zasobów przy ograniczeniach czasowych i finansowych oraz ich stałe śledzenie i kontrolę.

Zamiar

Dzięki temu elementowi kompetencji osoba jest w stanie zapewnić dostępność wymaganych zasobów i potrafi je odpowiednio przydzielać tak, aby osiągnąć wytyczone cele.

Opis

Realizacja celów projektu jest uzależniona od dostępności zasobów. Zarządzanie zasobami oznacza wybór odpowiedniego podejścia do ich definiowania i pozyskiwania. Przydział zasobów należy przygotować w trakcie fazy planowania i monitorować go oraz odpowiednio do okoliczności dostosowywać w trakcie całego cyklu życia projektu. Osoba musi dopilnować, aby personel posiadał odpowiednie kompetencje oraz aby przekazywać mu właściwe, odpowiednie informacje  i wyposażać w stosowne narzędzia oraz szkolenia umożliwiając skuteczne wykonanie powierzonych zadań. Zapotrzebowanie na zasoby i ich dostępność stale się zmieniają, zarówno z powodów, które można kontrolować, jak i tych, których nie można, dlatego też zarządzanie zasobami jest procesem ciągłym. 

Pracując nad projektami często zachodzi potrzeba negocjowania z organizacją stałą lub zewnętrznymi dostawcami usług, aby pozyskać niezbędne zasoby. W przypadku niektórych zasobów może dochodzić do konfliktów dostępności z powodu nieoczekiwanych sytuacji, takich jak niedostateczny poziom funduszy, kłopoty z realizacją projektu, zawodny sprzęt, pogoda, protest pracowników, itp. Takie okoliczności mogą wymagać zmiany harmonogramu zadań oraz zmian w zasobach koniecznych do realizacji aktualnych lub przyszłych zadań, w szczególności jeżeli mają one wpływ na realizację zadań krytycznych projektu. Co za tym idzie, powinny istnieć procedury umożliwiające identyfikację takich nieoczekiwanych zdarzeń i jak najszybsze wprowadzenie koniecznych zmian.

Wiedza

  • Metody przydziału zasobów;
  • Szacowanie zasobów
  • Sposoby obliczania i dokumentowania wykorzystania zasobów;
  • Zarządzanie kompetencjami;
  • Procesy zamówień, pojęcia popytu i podaży;
  • Szkolenia.

Umiejętności

  • Planowanie, przydział i zarządzanie zasobami;
  • Identyfikacja i klasyfikacja różnych sposobów działania;
  • Budowa macierzy umiejętności zasobów ( ang. Skills matrix) – wskazanie umiejętności i dokumentowanie braków w umiejętnościach poszczególnych pracowników;
  • Priorytetyzacja i przydział zasobów z uwzględnieniem licznych, konkurujących ze sobą priorytetów.
  • Macierz odpowiedzialności (ram: np raci, raew)

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Perspektywa 2: Nadzór zarządczy, struktury i procesy;
  • Perspektywa3:Zgodność, normy i przepisy;
  • Perspektywa 5: Kultura i wartości;
  • Ludzie 5: Przywództwo;
  • Ludzie 6: Praca zespołowa;
  • Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9: Negocjacje.

Kluczowe wskaźniki kompetencji