Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.9 Zamówienia, kontrakty, współpraca

Zamówienia to proces kupowania lub pozyskiwania dóbr i/lub usług, których nie można lub nie opłaca się pozyskać w ramach samej organizacji, od podmiotów zewnętrznych. Obejmuje wszystkie procesy od planowania zamówień po zakup i administrację kontraktami.. Ten element kompetencji polega również na wyborze optymalnych metod i strategii zaopatrywania, które powinny odpowiadać perspektywicznym celom klienta, ale również organizacji (np. partnerstwo, joint-venture, itp.). Te metody mogą oznaczać podział finansowania, dzielenie się doświadczeniem, itd., ale również mogą nieść ryzyko porażki na rynku.

Zamiar

Ten element kompetencji umożliwia osobie pozyskanie najlepszej z dostępnych wartości od wybranego dostawcy lub partnera, dzięki czemu może stworzyć produkt dający wysoką wartość nabywcy lub rodzimej organizacji.

Opis

Proces zamówień i kontraktów umożliwia organizacjom zdobycie niezbędnych zasobów, których te organizacje nie posiadają lub same nie produkują (przynajmniej w wymaganej ilości). Polityka organizacyjna i jej zasady zaopatrzenia wynikają ze strategii organizacji. W przypadkach kiedy niektóre aspekty zamówień stanowią dużą część projektu lub jeżeli ilość zamawianych dóbr lub usług jest znaczna, podejście do zamówień  powinno być udokumentowane w planie zamówień obejmującym przynajmniej:

  • rodzaje kontraktów,
  • role i zakres odpowiedzialności,
  • procedury wyboru dostawców,
  • zasady podwykonawstwa.

Zamówieniami  może zarządzać osoba przypisana do projektu, można je oddelegować specjalistom lub działom (np. działu prawnego, finansowego), może nim kierować poziom programu lub portfela odpowiedzialny za zaopatrzenie dla całej organizacji i strategiczne partnerstwo, . Należy również wziąć pod uwagę względy strategiczne, takie jak zrównoważony rozwój, koszty cyklów życia oraz ograniczenie kosztów stałych przez stworzenie dobrych relacji z dostawcami, partnerami czy nabywcami i wiążące się z tym aspektem ryzyko. Podstawowy proces prowadzący do pozyskania przedmiotu zamówienia polega na zdefiniowaniu potrzeb, określeniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zidentyfikowaniu potencjalnych dostawców lub partnerów, pozyskaniu technicznych i finansowych propozycji, wyborze preferowanego dostawcy lub partnera i negocjacji umowy, dokonaniu zakupu oraz administracji  kontraktem. Inwentaryzacja, dysponowanie zakupami oraz inne istotne powiązane zadania często uznaje się za wtórne aktywności zamówień. Praca i wysiłek poświęcone na każdy z kroków powinien odpowiadać ilości oraz złożoności przedmiotu zamówienia.

Wymiana dóbr lub usług między jednostkami tego samego podmiotu prawnego można w niektórych przypadkach określić jako procesy zamówień. Powinno się wtedy traktować zamówienie tak, jak gdyby odbywało się pomiędzy niezależnymi stronami i powinno ono podlegać kontroli takiego samego stopnia.

Wiedza

  • Strategie wyboru źródła zamówienia;
  • Analiza „kup lub zbuduj”;
  • Metody rozwoju relacji z dostawcami;
  • Organizacyjne zasady, polityka, procedury i praktyki dotyczące zamówień;
  • Metody zamówień (np. RFI, RFP, RFQ);
  • Typy kontraktu (np. Fidic, stały koszt, t&m czas i materiały, koszt plus);
  • Procesy, metody i narzędzia zarządzania roszczeniami;
  • Procedury i praktyki przetargowe;
  • Wiedza prawna w zakresie kontraktów;
  • Warunki umowne;
  • Zarządzanie łańcuchem dostaw

Umiejętności

  • Taktyczne know-how;
  • Umiejętności prezentacji;
  • Administrowanie kontraktem.

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Perspektywa 2: Nadzór zarządczy, struktury i procesy;
  • Perspektywa 3: Zgodność, normy i przepisy;
  • Perspektywa 5: Kultura i wartości;
  • Ludzie 4: Relacje i zaangażowanie;
  • Ludzie 5: Przywództwo;
  • Ludzie 8: Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9: Negocjacje.

Kluczowe wskaźniki kompetencji