Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.10 Planowanie i kontrola

Bazując na planie wstępnym projektu, wszystkie elementy tworzą jedną całość w postaci planu zarządzania projektem, którego realizację należy kontrolować. Plan powinien być regularnie aktualizowany zgodnie ze zmianami zachodzącymi w projekcie lub w jego kontekście. Aby utrzymać skuteczną kontrolę, należy regularnie ulepszać sposoby jej sprawowania i dostosowywać do bieżącej sytuacji.

Zamiar

Zamiarem tego elementu kompetencji jest umożliwienie jednostce stworzenia i utrzymania zrównoważonej i zintegrowanej koncepcji  zarządzania projektem. Kluczowe dla osiągnięcia ustalonych rezultatów jest utrzymanie równowagi, spójności i wydajności.

Opis

Kompetencja planowania i kontroli łączy w sobie wszelkie informacje i umożliwia przygotowanie do podjęcia decyzji. Wiele procesów i czynności opisują szczegółowo inne elementy kompetencji. Ten element kompetencji traktuje je całościowo, zgodnie z Kartą projektu (project charter). Zasadniczy, cykliczny proces ma następującą postać: planowanie, realizacja, monitorowanie, korekta planu lub korekta realizacji.

Z punktu widzenia zarządzania projektem nacisk należy położyć na planowanie i monitorowanie.  Należy pozyskiwać informacje, wybrać odpowiednią strukturę organizacyjną i zespoły i podjąć odpowiednie decyzje. Osoba musi określić jak zaplanować nakłady na zarządzanie projektem i sposób zarządzania projektem. To pociąga za sobą wybór stylu zarządzania, ile i które zadania należy oddelegować, itd. Wszystko te informacje są przedstawione w przynajmniej jednym dokumencie decyzyjnym (w zależności od etapu prac nad projektem, odpowiednio: wizja, tzw. mapa drogowa, karta projektu, plan.), który należy przedyskutować i zatwierdzić. 

Po zainicjowaniu projektu, należy wprowadzić procesy monitorowania. Ich rolą jest regularne zbieranie informacji na temat postępów prac, finansów, wykorzystania zasobów w porównaniu z planem bazowym przestrzeganiem standardów jakości i innych, satysfakcji interesariuszy, itd. Regularne sprawozdania – zarówno przygotowywane przez niższe poziomy dla menedżera projektu oraz przez menedżera projektu dla interesariuszy – są niezbędną częścią kompetencji.

Aby nieprzerwanie wspierać proces uczenia, skuteczność i wydajność zarządzania również należy oceniać regularnie. Na podstawie uzyskanych w ten sposób informacji konieczne może być wprowadzenie zmian. Ustalony i czytelny proces zarządzania zmianą jest kolejnym niezbędnym elementem kontroli projektu.

Po planowym zakończeniu danej fazy z cyklu życia projektu, należy przeprowadzić jej ewaluację i sporządzić sprawozdanie z rezultatów projektu, sukcesów i nabytej wiedzy oraz zweryfikować uzasadnienie biznesowe dla kontynuowania projektu i opracować plan następnego etapu. 

Wiedza

  • Przejścia między fazami/etapami;
  • Sprawozdawczość;
  • Biuro projektów (PMO);
  • Cykl Deminga (zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj);
  • Żądanie zmiany;
  • Zarządzanie poprzez cele;
  • Zarządzenie poprzez wyjątki (ang. Managementy by exception);
  • Raport z wiedzy nabytej;
  • Planowanie faz/etapów/sprintów/realizacji dostawy;
  • Żądanie zmian;
  • Decyzje w zakresie finansowania oraz wyboru między produkcją a kupnem;
  • Raporty o odstępstwach;
  • Raporty o stanie projektu;
  • Plan zarządzania projektem;
  • Ewaluacja projektu (fazy);
  • Organ decyzyjny.

Umiejętności

  • Spotkania poświęcone kontroli postępów prac;
  • Zarządzanie zmianą;
  • Sprawozdawczość;
  • Negocjacje żądań zmiany;
  • Warsztat inicjujący projektu;
  • Spotkania rozpoczynające;
  • Spotkania zamykające;
  • Zarządzanie problemami;
  • Zarządzanie zmianą;
  • Analiza wartości wypracowanej (Earned Value);
  • Wykresy ukazujące trendy.

Powiązane elementy kompetencji

  • Wszystkie pozostałe elementy kompetencji z obszaru Praktyka;
  • Perspektywa 1: Strategia;
  • Perspektywa 2: Nadzór zarządczy, struktury i procesy;
  • Perspektywa 3:Zgodność, normy i przepisy;
  • Ludzie 5:Przywództwo;
  • Ludzie 7:Konflikt i kryzys;
  • Ludzie 8:Przedsiębiorczość i kreatywność;
  • Ludzie 9:Negocjacje.

Kluczowe wskaźniki kompetencji