Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.10 Planowanie i kontrola

4.5.10.5 Ocena, uzyskanie akceptacji i wdrażanie zmian w projekcie

Zmiany są często nieuniknione z powodu nieprzewidywalnych zdarzeń. Konieczna może być zmiana specyfikacji projektu lub warunków umowy z dostawcami lub klientami. Zmiany należy porównywać z pierwotnymi zadaniami i celami projektu przedstawionymi w uzasadnieniu biznesowym i/lub karcie projektu. Na początku projektu należy wypracować i zatwierdzić z odpowiednimi interesariuszami proces zarządzania zmianami. Formalnie ustanowiony proces aktywnego zarządzania zmianami, który przewiduje potrzebę wprowadzania zmian jest uważany za znacznie lepszy niż taki proces, który wywołuje reakcję dopiero w momencie, kiedy potrzeba zmian jest oczywista.

Zmiana w zakresie projektu lub produktów cząstkowych jest wprowadzana za pomocą formalnego, uprzednio zdefiniowanego procesu. Proces zmian obejmuje wszystko, co wiąże się z wymaganą zmianą lub zidentyfikowaną szansą. Opiera się on na zgłoszeniu żądania zmiany i uzasadnieniu biznesowym jej wprowadzenia, w zakresie potrzeby zmiany oraz decyzji o akceptacji zmiany i jej wdrożeniu. Dotyczy to każdego rodzaju zmiany. Zarządzanie zmianą identyfikuje, opisuje, klasyfikuje, ocenia, aprobuje lub odrzuca, realizuje i weryfikuje zmiany względem kwestii prawnych, technicznych i innych. Każdy podmiot może zażądać zmiany, należy nimi zarządzać i należycie komunikować interesariuszom, dotyczy to zarówno zmian zaproponowanych i nieakceptowanych, jak i zaakceptowanych.

Przy zarządzaniu zmianą należy brać pod uwagę jej uzasadnienie biznesowe oraz jej pośredni i bezpośredni wpływ na całość projektu i jego kontekst. Wpływ zmian na produkty cząstkowe, konfigurację, harmonogram, koszty, plan finansowy i ryzyko określa się poprzez porównywanie z planem bazowym. Po zatwierdzeniu zmian należy odpowiednio zmienić plan projektu. 

Mierniki

  • Organizuje proces zarządzania zmianami;
  • Sporządza raporty ze zmian lub innych odstępstw od planu;
  • Zmienia konfigurację zakresu.