Certyfikacja IPMA wg. ICB 4.0 – Projekty

4.5.12 Interesariusze

4.5.12.2 Opracowanie i utrzymanie strategii zarządzania interesariuszami oraz planu komunikacji

Osoba opracowuje strategię opisującą w jaki sposób osoba będzie na bieżąco informować, angażować, motywować do współpracy różnych interesariuszy w zakresie projektu i dla osiągnięcia jego celów. Można to osiągnąć poprzez stosowanie różnego  podejścia do różnych interesariuszy lub grupy interesariuszy zależnie od ich wpływu i oczekiwanych korzyści. Aby to działanie usprawnić, można pogrupować interesariuszy o podobnym interesie i wpływie. Strategia zarządzania interesariuszami jest często opisana w planie komunikacji , który w przypadku każdego interesariusza lub grupy odpowiada na pytania dlaczego, co, kiedy (i jak często), jak (którym kanałem komunikacyjnym), kto (powinien informować) oraz jaki jest poziom szczegółowości komunikacji. Podstawowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie „co?”; wiadomość musi być dostrojona do określonych oczekiwań interesariusza, który w jej efekcie powinien utrzymać poparcie (a przynajmniej nie występować przeciwko) dla projektu.

Plan komunikacji jest kluczowym planem w zarządzaniu oczekiwaniami. Można go podsumować jako zbiór wysiłków  osoby  zmierzających do kształtowania postaw różnych interesariuszy, tak aby oczekiwali oni i doceniali produkty projektu  i to, kiedy można je dostarczyć oraz aby nie byli rozczarowani z powodu wygórowanych lub błędnych oczekiwań dotyczących postępów prac lub/i rezultatów projektu.

Oczywiście każda komunikacja odbywa się w dwie strony, więc należy dokładnie sprawdzić, czy informacje dotarły do odbiorcy i jak zostały odebrane a następnie czy informacja spowodowała   zamierzony skutek poprzez informację zwrotną i inne informacje przychodzące.  

Ponieważ okoliczności stale zmieniają się, plan komunikacji należy regularnie przeglądać i aktualizować. Umożliwia to skuteczną identyfikację i zawiązanie potencjalnych sojuszy i sieci powiązań. Dla każdego partnera określa się korzyści i rezultaty płynące z możliwych partnerstw lub sojuszy. Z potencjalnymi współpracownikami i sojusznikami należy tworzyć i rozwijać dobre relacje.

Mierniki

  • Opisuje korzyści płynące z posiadania strategii zarządzania interesariuszami;
  • Opracowuje plan komunikacji;
  • Dostosowuje plan komunikacji i/lub strategii do zmieniających się okoliczności;
  • Wyjaśnia powody zmian w planie komunikacji;
  • Identyfikuje i ocenia szanse wynikające z zawiązania partnerstwa lub sojuszu;
  • Identyfikuje i ocenia potencjalne podmioty współpracujące.